Was Beschaffungsteams über die Zusammenarbeit berichten
Keine Hochglanzaussagen – nur das, was Koordinatorinnen und Koordinatoren nach Abschluss der Programme rückgemeldet haben.
Zur StartseiteRückmeldungen
Monika Hofer
Beschaffungskoordinatorin · Bern
"Das Lesepaket hat in unserem Team für eine gemeinsame Sprache gesorgt, die vorher nicht da war. Wenn jetzt jemand von «Einreichungsfenster» oder «Informationsraum» spricht, meinen alle dasselbe. Das klingt nach einer Kleinigkeit, war aber wirklich hilfreich."
April 2025 · Lesepaket (SP-01)
Patrick Dubois
Leiter Ausschreibungen · Freiburg
"Die Prozessaufnahme hat uns gezeigt, wo unsere internen Übergaben wirklich holprig sind. Das war nicht immer angenehm zu lesen, aber genau das macht den Wert aus. Das Dokument liegt jetzt bei allen Teammitgliedern."
März 2025 · Prozessaufnahme (SP-02)
Sara Kessler
Teamleiterin Vergabe · Zürich
"Wir sind jetzt im zweiten Zyklus des Begleitprogramms. Was mir besonders gefällt: die vierteljährliche Überprüfung kommt gerade dann, wenn man selbst keine Zeit hat, innezuhalten. Die schriftliche Zusammenfassung danach ist klar und verwendbar."
April 2025 · Begleitprogramm (SP-03)
Reto Müller
Projektleiter Beschaffung · Basel
"Ich hatte erwartet, dass das Lesepaket recht theoretisch wird. War es nicht. Es beschreibt operative Abläufe so, wie sie in der Praxis tatsächlich ablaufen – mit den Eigenheiten des Schweizer Markts. Für unser neues Teammitglied war es ein guter Einstieg."
März 2025 · Lesepaket (SP-01)
Annelise Tschudi
Sachbearbeiterin Einkauf · St. Gallen
"Die Verantwortlichkeitskarte aus der Prozessaufnahme hat direkt in unsere Teambesprechung gefunden. Endlich ein Dokument, das zeigt, wer wann was macht – ohne dass es ein vier Seiten langer Text ist."
April 2025 · Prozessaufnahme (SP-02)
Jean-Bernard Grin
Chef de service achats · Lausanne
"Was mich überzeugt hat: Stipula hat klar gesagt, was das Programm nicht abdeckt. Diese Ehrlichkeit ist selten. Das schriftliche Format passt zu unserer Art zu arbeiten – wir können alles nachschlagen, ohne jemanden anrufen zu müssen."
März 2025 · Begleitprogramm (SP-03)
Drei Situationen aus der Arbeit mit Kunden
Ausgangslage
Ein fünfköpfiges Einkaufsteam in der Deutschschweiz nahm regelmässig an Ausschreibungen teil, hatte aber keine gemeinsame Dokumentensprache. Neueintretende mussten jeweils durch informelle Weitergabe eingeführt werden.
Vorgehen
Das Lesepaket wurde als Grundlagendokument eingeführt. In einer internen Besprechung wurde es gemeinsam gelesen und offene Fragen wurden direkt notiert – für spätere Klärung mit den eigenen Beratern.
Ergebnis
Das Team berichtete, dass Einführungsgespräche mit neuen Mitarbeitenden deutlich kürzer geworden sind. Das Lesepaket dient seither als Referenzdokument und wird bei Personalmutationen weitergegeben.
"Ein Dokument, das Onboarding ersetzt – zumindest für den operativen Teil."
Ausgangslage
Eine Organisation mit zwei Standorten hatte einen internen Übergabeprozess für Ausschreibungsunterlagen, der unterschiedlich gehandhabt wurde – je nachdem, wer gerade im Dienst war. Das führte zu Verzögerungen in der Vorbereitung.
Vorgehen
Beide Standortteams füllten den Fragebogen von Stipula unabhängig voneinander aus. Im Prozessnarrativ wurden die Unterschiede sichtbar gemacht, ohne zu werten. Die Verantwortlichkeitskarte zeigte, welche Stellen in beiden Varianten übereinstimmen.
Ergebnis
Das Team konnte auf Basis der Prozessaufnahme eine standortübergreifende Übergaberoutine beschliessen. Die Ausgabedokumente dienten als neutrale Diskussionsgrundlage, ohne interne Spannungen zu erzeugen.
"Wir haben nicht gewusst, wie verschieden wir arbeiten. Das Dokument hat das ruhig sichtbar gemacht."
Ausgangslage
Ein Vergabeteam hatte bereits eine Prozessaufnahme abgeschlossen und wollte sicherstellen, dass die beschriebene Routine im Alltag nicht wieder stillschweigend verändert wird – ein bekanntes Phänomen in periodisch wechselnden Teams.
Vorgehen
Das neunmonatige Begleitprogramm wurde gestartet. Jeder Überprüfungszyklus verglich die tatsächliche operative Praxis mit der beschriebenen Ausgangssituation. Abweichungen wurden benannt, nicht bewertet.
Ergebnis
Im zweiten Zyklus wurden zwei operative Änderungen identifiziert, die sich ohne Absprache eingeschlichen hatten. Das Team beschloss, eine davon beizubehalten und die andere zurückzunehmen. Der dritte Zyklus konnte diese Entscheidungen schriftlich konsolidieren.
"Ein ruhiger Takt, der uns zwingt, zwischendurch innezuhalten – das ist wertvoller als man denkt."
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Stipula in Zahlen
180+
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65
Prozessaufnahmen
4.7
Ø Bewertung
7
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